Google 的訊息留存爭議，責任如何落實到設定？

光靠員工手動留存不夠：未調整系統自動刪除設定，依舊會產生保存缺口

假設團隊使用的協作工具一直開著訊息自動刪除。有一天，法務轉來一封信，要求保存某個時間段、某幾位同事與某個專案相關的訊息。主管把信轉給相關同事，提醒大家「這段時間的對話先不要刪」，然後回頭忙別的事。

這個動作漏掉了一個關鍵問題：系統的自動刪除設定有沒有跟著調整？如果沒有人去確認，訊息依然會按原來的排程被自動刪除。

保存要求發出後，需要有人落實相關設定，並確認執行。只靠員工個人記得「這段對話要留著」，不足以構成一個可被檢視的保存流程。

Google 在 Google Play Store 反壟斷訴訟中的聊天紀錄保存爭議，呈現了這個落差：公司雖然有訓練員工謹慎溝通的制度，也知道有保存相關文件的義務，但法院認定實際執行上出現了缺口。

Google Play 訴訟裁定：有溝通訓練卻放任自動刪除運作，遭法院認定未採合理保存措施

這場爭議出自美國加州北區聯邦地方法院審理的《In re Google Play Store Antitrust Litigation》。2023 年 3 月 28 日的聊天紀錄保存裁定記載：Google 內部有一套名為「Communicate with Care」的訓練，提醒員工溝通時留意用語；訴訟開始後，公司未暫停聊天訊息的自動刪除，仍由員工自行決定是否保存相關對話。

這份裁定的核心重點可分為四個層面：

這份裁定處理保存行為與相應措施，反壟斷訴訟本身的勝敗須分開看。

合理預見訴訟即啟動保存義務：FRCP 第 37(e) 條與主管機關明確將協作工具納入規範

在美國聯邦民事訴訟中，當一方合理可以預見訴訟，就可能已經產生保存相關資訊的義務；本案裁定也說明了這個標準。白話來說，「litigation hold」指的是為了訴訟保存相關資料所發出的通知與相應措施，用來在組織內落實保存義務。義務的起點與通知發出的時間須分開判斷。

保存義務未落實、導致資訊遺失，接下來要看美國《聯邦民事訴訟規則》第 37(e) 條。這條規則處理應保存的電子資訊因未採合理措施而遺失、且無法透過額外證據開示恢復或替代的情況。法院的處置分兩層：第一層是對方因此受不利益時，法院可採取以補救所需為限的措施；第二層是不利推論、駁回訴訟或缺席判決等較重的措施，須另外認定一方有剝奪對方在訴訟中使用該資訊的意圖。

2024 年 1 月，美國聯邦貿易委員會（FTC）與司法部（DOJ） 更新了保存函與文件要求的用語，重申在政府調查與訴訟中，既有保存義務涵蓋協作工具與閱後即焚訊息。FTC 的說明也指出，保存措施可包括關閉自動刪除，必要時停止使用特定應用程式。

健全保存治理需三權分工：法務定範圍、管理者改設定、指定負責人驗證生效

回到開頭的假設場景：法務轉來保存要求，主管提醒員工「這段對話先不要刪」。接下來的保存流程建議分清楚三項責任。

法務確認義務與範圍。是否已合理可預見訴訟、是否需啟動保存程序、範圍包含哪些人與哪個時間段，由主管與法務確認後再定執行方式。

工具管理者落實設定。依法務確認的範圍，檢查並調整保存設定，確認保存要求如何落實於所用工具。

指定負責人驗證執行。設定調整完成後，需要有人確認保留政策真的生效、範圍符合法務界定，並留下操作紀錄。

這個分工也應顧及隱私：保存不等於永久保留所有人的所有對話，也不等於公開員工訊息。範圍應依法務確認的範圍執行，存取權限限制在需要處理這件事的人身上，並保護員工安心提出問題、表達意見的空間。

本文範圍限於引述的美國聯邦民事規則與 FTC／DOJ 調查背景，不直接對應台灣法律或所有跨境公司的合規結論；溝通訓練、律師與當事人的保密特權、資料保護等義務需另外處理。制裁是否成立須依具體要件與事實認定；關閉自動刪除不保證免責。

保存責任需要有人確認執行，不能只靠每個員工記得按下保存。

延伸閱讀

• 《Plan、Build、Verify、Ship》：延伸思考如何在工作流程中安排驗證。
• 《邊緣設備挖礦入侵復盤：AI Coding 時代的資安做法》：另一個把假設落實成具體檢查的案例。
• 《MCP server 該不該裝？談安裝前的權限檢查》：延伸思考工具接入前的權限檢查與接入後的權限管理。

參考資料

• U.S. District Court, N.D. California (2023-03-28). Findings of Fact and Conclusions of Law re Chat Preservation, In re Google Play Store Antitrust Litigation, No. 21-md-02981-JD, Dkt. 469. GovInfo 原文；另見 Justia 收錄版本。
• U.S. Courts (2025-12-01). Federal Rules of Civil Procedure, Rule 37(e). 官方原文（印刷頁 64–65）。
• FTC／DOJ (2024-01-26). FTC and DOJ Update Guidance That Reinforces Parties' Preservation Obligations for Collaboration Tools and Ephemeral Messaging. 官方公告。
• FTC (2024-01). Slack, Google Chats, and other Collaborative Messaging Platforms Have Always Been and Will Continue to be Subject to Document Requests. 官方說明。